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Poco se puede decir nuevo sobre la forma en que el mundo se ha visto afectado por la pandemia del COVID-19. Desde la rutina diaria en nuestras casas hasta la viabilidad misma de nuestra especie son temas que ocupan los medios de comunicación y nuestras propias conversaciones informales.

Entre tanto la dinámica empresarial continúa su ritmo. Al momento de escribir esto, poco a poco las compañías de diversos países retoman su operación. Un hecho cierto es que algunas compañías no volverán a ocupar sus sedes físicas de forma definitiva o al menos con la misma densidad o con la misma área. Aquellas que tenían dudas de si el teletrabajo funcionaba lo han resuelto, y la respuesta es SI. Más allá de las implicaciones positivas y negativas de convertir nuestro hogar en nuestro lugar habitual de trabajo, los negocios continuaron y las cadenas productivas no se detuvieron.

En contraste, los viajes de negocios, las convenciones y ferias se detuvieron de la forma como las conocíamos. Se demostró que no hacía falta ir físicamente a visitar los clientes o a hacer el cierre financiero del mes. De nuevo, habrá muchas más consideraciones que hacer -algunas incluso de carácter ético-, pero lo cierto es que pudimos virtualizar casi todo nuestro trabajo de oficina y aquellos procesos que requerían de nuestra presencia física tuvieron a fuerza que hacerse de manera virtual.

Una vez adaptados a esta realidad -hasta dónde ha sido posible-, todos los actores de la industria de los eventos y convenciones (incluidos los clientes) salimos en una carrera desenfrenada por encontrar la mejor plataforma de eventos virtuales para migrar nuestra actividad apresuradamente a esta nueva condición. Ya no podemos estar en un recinto, ni crear experiencias presenciales para los invitados, tampoco pensar en grandes montajes o shows de cierre. La nueva realidad nos obligó a todos a encontrar formas creativas de recrear el mundo real en el mundo virtual con las obvias limitaciones y frustraciones que incluso, puede traer.

Aunque las plataformas de eventos virtuales existen hace muchos años (algunas incluso adaptaciones de soluciones educativas), es claro que estamos en una especie de “ensayo y error” encontrando la mejor forma de conseguir los objetivos de nuestros eventos.Encontramos en el mercado desde plataformas corporativas y tradicionales hasta desarrollos 3D, avatares y ferias renderizadas. Aquí algunas pistas de lo que debe considerar antes de decidirse por una o varias en particular.

Los eventos Virtuales no pueden durar lo mismo que un evento real: Es casi imposible conseguir captar la atención de un asistente por tantas horas seguidas. En los eventos reales existe la “presión social” que logra que las personas mantengan una concentración en el expositor -al menos aparente- y sus contenidos limitando el uso de celulares o ausentándose reiteradamente del auditorio. En la virtualidad de la conexión desde casa, todas las tentaciones están a pasos de distancia, sin contar con las distracciones propias de la dinámica familiar (chicos, mascotas, visitas, etc). En resumen, un evento virtual debería al menos tener una duración un 50% menor a su equivalente presencial. Claro, esto no garantiza la atención y la concentración, pero es más fácil conseguirla consesiones más cortas y contundentes.

Su evento no puede ser una reunión virtual más: Existe la equivocada tendencia a pensar que hacer un evento virtual es simplemente hacer una tradicional videollamada solo que con un contenido más extenso o mayor número deexpositores. La realidad es que una cosa son las herramientas para resolver nuestras necesidades de reunión rutinarias del trabajo y otra las herramientas para crear la experiencia de evento.

Idealmente y dentro de las restricciones propias de cada país, deberíamos propender por emitir desde un set, de forma profesional y con equipos adecuados. Sus invitados se sorprenderán positivamente cuando vean que ud se ha tomado el trabajo de hacer algo especial y profesional. Al igual que en los eventos presenciales, la calidad de las transiciones, la fluidez de los contenidos y la adecuada puesta en escena son imprescindibles.

Su plataforma de eventos debe tener la posibilidad de soporte inmediato y posibilidades de customización. Así como cuando en un evento presencial puede ocurrir que un equipo falle o una presentación no corra y ud tiene al productor audiovisual a su disposición para resolverlo, de la misma forma su plataforma de eventos debe poder responder a necesidades técnicas, dar soporte inmediato y resolver cualquier inconveniente que se llegue a presentar. Recuerde que un evento es ante todo una puesta en escena que se hace en vivo donde cualquier cosa puede pasar

Los eventos virtuales tienen muchas opciones de enriquecerse ofreciendo experiencias reales. ¿Qué tal hacerle llegar a sus invitados una caja sorpresa con ingredientes para tomar una clase virtual de cocina? ¿O crear concursos donde los premios sean llevados a la puerta de su casa? Las posibilidades son infinitas y no podemos dejarnos limitar por las restricciones de la virtualidad sino más bien tomar provecho de ellas.

Como decíamos antes, éstas son solo algunas pistas de elementos a considerar en los eventos virtuales. Estamos justo en la ebullición y posterior decantación de todas las alternativas que se encuentran en el mercado y aun es una industria de cambio y maduración.

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