Llámenos en Panamá (+507) 2098651/52 - Costa Rica (+506) 89970167 - México (+521) 55 8056104 - Ecuador: (+593) 997668197 - Colombia: (+571) 7561913 ext: 1416/17

Viajar es tal vez una de esas experiencias en la que todos los humanos coincidimos en desear sin importar nuestra edad u ocupación, nada reemplaza la emoción de ir a un nuevo destino o volver a aquel que hace tiempo no visitamos. Aunque el mundo no se detiene en su proceso de automatización y virtualización, aun hoy es vigente -y seguramente por mucho tiempo más- utilizar los viajes de incentivos y las convenciones como una forma de premiar, fidelizar y  acercarnos a diferentes grupos de interés de las empresas, sean estos los propios colaboradores, los clientes, los distribuidores e incluso los consumidores finales..

Los viajes de incentivos y convenciones son una industria que mueve millones de dólares todos los años y destinos tales como Cancún, Punta Cana y Panamá entre muchos otros, realizan esfuerzos privados e institucionales para captar este tipo de turismo que reporta grandes ingresos para los países, pues dinamiza muchos sectores de la economía, aparte de ser una vitrina incomparable para atraer nuevos turistas a través del voz a voz que genera una buena experiencia en el destino elegido.

Sin embargo, realizar una buena convención es ante todo planear una gran experiencia en la que la ejecución final es solamente “la cereza del pastel” de un proceso que debe iniciar mucho tiempo atrás y en la que cada detalle cuenta. Una mala experiencia o una convención calificada negativamente destruye la percepción hacia la marca y termina teniendo un efecto contrario al deseado.

A continuación, sugerimos una guía básica que puede ayudarle a planear una gran convención, congreso o viaje de incentivos:

Elija correctamente el destino:

Aunque el sol y la playa siempre serán los preferidos, existen muchas otras posibilidades con un gran atractivo. Esté atento a tendencias y a ciudades que estén de moda. La oferta hotelera, la capacidad de los salones, las distancias al aeropuerto, los requisitos de entrada al país, la frecuencia de vuelos, etc son todos aspectos que debe considerar, aparte obviamente, de temas presupuestales.

Cree un concepto poderoso y atractivo:

Genere expectativa, logre que los invitados realmente deseen ir. Dele un look particular al evento, inspírese en la historia de su empresa o marca, en el momento actual que vive, en los retos que tiene y mézclelo con un toque actual con elementos relevantes para su público objetivo (p ej, películas, temas de actualidad, personajes, etc). Evite que su convención sea predecible o una repetición de años anteriores. Claro, si está organizando un congreso científico tal vez no pueda dejar volar la imaginación demasiado, pero siempre habrá un momento para innovar y enamorar a sus invitados.

Facilite el proceso:

Trate que toda la información esté a la mano y que el proceso de inscripción sea fácil. Las preguntas obvias deben poder responderse muy rápido y debe haber alguien siempre atento a brindar atención personalizada, incluso durante el evento. Sitios web creados para la convención y aplicaciones especializadas son herramientas muy útiles para manejar la información del evento que suele ser mucha. Desde calendarios y opciones de viaje hasta fotografías de registro y memorias de los expositores.

Cuente con aliados con experiencia:

Concéntrese en los contenidos de las presentaciones, el orden las conferencias y en general los temas claves de su negocio y contrate aliados de primer nivel para todo lo demás. No se conforme con las opciones que le ofrece el hotel o el centro de convenciones, recuerde que su negocio es alquilar los espacios y proveer habitaciones y comida. La técnica, los shows, las escenografías etc, no suelen ser el fuerte de los hoteles. 

Tenga una puesta en escena impecable:

Cuide los tiempos, las transiciones, el cumplimiento de la agenda, ensaye con todas las personas involucradas. Construya un guion técnico donde se tenga muy claro que sucede en el video, el sonido y en el escenario en cada momento del evento. Evite improvisaciones a la vista de los invitados.  Haga una reunión previa y luego diaria donde se resuelvan dudas e involucre en la misma a los delegados del hotel, los productores, logísticos, modelos, traductores, actores y en general a todos los que hagan parte de la puesta en escena. Defina una “línea de mando” clara para todos los involucrados.

Evalúese:

Es clave saber que piensan los asistentes al final, siempre hay cosas que mejorar y por supuesto saber que fue lo que más apreciaron los asistentes. Existen formas prácticas y rápidas de obtener esta información.

La lista puede ser mucho más larga y adaptada a las condiciones de cada industria en particular, pero creemos que es un buen inicio que le ayudará a organizarse y a definir sus prioridades.

En Jaquematte estamos listos para apoyarlo en su próxima convención o viaje de incentivos. Somos una agencia regional y podemos atenderlo localmente en cualquiera de los países donde operamos. Durante años, hemos realizado convenciones y eventos para importantes marcas multinacionales en varios países de la región. Nos encantaría hacer parte del éxito de su próxima convención, por favor haga click aquí para contactarnos.

¿DESEA TENER UNA ASESORÍA PARA SU PRÓXIMO EVENTO?

Open chat
Asesor Jaquematte
Hola, te puedo ayudar
Powered by